eANV - Verwendung von Signaturkarten

Das kann nicht pauschal beantwortet werden, da es von der Organisation des Unternehmens abhängt, wer welche Vorgänge unterzeichnen darf und wie viele Vertreter es gibt. Eine Signaturkarte ist immer an eine bestimmte Person gebunden, das heißt, jeder der signieren soll, benötigt eine eigene Signaturkarte Jeder Standort, an dem mit Signaturkarten signiert wird, benötigt mindestens einen Endgerät mit Internetzugang, Chipkartenleser und die Berechtigung zur Softwarenutzung.

Nein, es ist auch möglich, dass sich mehrere Karteninhaber eine Kartenlesegerät teilen. Auch hier sollten die Kosten für ein zusätzliches Kartenlesegerät gegen den möglicherweise erhöhten internen Aufwand abgewogen werden.

Dies wird wohl nur in Ausnahmefällen ausreichend sein. In der Regel werden auch andere Personen unterschriftsberechtigt sein, die jeweils eine eigene Signaturkarte benötigen, um qualifizierte elektronische Signaturen erzeugen zu können. Es muss in der Regel insbesondere auch in Urlaubszeiten sichergestellt sein, dass immer eine unterschriftsberechtigte Person verfügbar ist.

Die Signaturkarte ist immer auf eine Person ausgestellt und die damit erzeugte qualifizierte elektronische Signatur stellt das Pendant zur eigenhändigen Unterschrift dar. Grundsätzlich bestehen daher auch die gleichen Bindungswirkungen für das Unternehmen. Qualifizierte elektronische Signaturen sind dem Unternehmen unter den gleichen Voraussetzungen zuzurechnen wie Unterschriften auf Papierdokumenten.

Ja, die Nutzung kann durch bestimmte Angaben im Zertifikat für die qualifizierte elektronische Signatur eingeschränkt werden (sachliche oder betragsmäßige Beschränkungen). Qualifizierte elektronischen Signaturen können durch Angaben im qualifizierten Zertifikat nach Art und Umfang beschränkt werden. In das Zertifikat könnte zum Beispiel die folgende Beschränkung aufgenommen werden: "Signatur nur im Rahmen des eANV gültig!". Jede andere Anwendung der Signaturkarte wäre in diesem Fall ausgeschlossen. Beschränkungen können auch in ein eigenes Attributzertifikat aufgenommen werden, das auf das Hauptzertifikat für die qualifizierte elektronische Signatur verweist.

Ja, das qualifizierte Zertifikat kann detaillierte Angaben zur Vertretungsmacht enthalten. Ein qualifiziertes Zertifikat kann auf Verlangen des Antragstellers und mit Einwilligung seines Arbeitgebers Angaben über die Vertretungsmacht für den Arbeitgeber enthalten (siehe § 12 Absatz 1 Vertrauensdienstegesetz). Mit Bindungswirkung für das Unternehmen kann der Arbeitnehmer qualifizierte elektronische Signaturen in diesem Fall nur im Rahmen der im qualifizierten Zertifikat ausgewiesenen Vertretungsmacht leisten, die einer Vollmachtsurkunde gleichsteht.

Ja, und es ist auch sinnvoll, dass der Unterschriftsberechtigte eine Vollmacht erhält mit der intern verbindlich festgeschrieben wird, welche Befugnisse er hat. Durch diese Vollmacht ist der Karteninhaber im Innenverhältnis beschränkt. Falls das qualifizierte Zertifikat entsprechende Angaben zur Vertretungsmacht enthält, gilt diese Beschränkung auch für das Außenverhältnis.

Das kommt darauf an, wie die Bevollmächtigung der Mitarbeiter im Unternehmen bisher geregelt wurde. In der Praxis erfolgt die Bevollmächtigung entweder ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder in Form einer sog. Unterschriftenregelung. In beiden Fällen ist zu prüfen, ob die qualifizierten elektronischen Signaturen des Karteninhabers von der bestehenden Regelung erfasst werden, und es sind gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen. Darüber hinaus ist ggf. ergänzend zu regeln, in welchen Fällen die qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden kann bzw. welche Ausnahmen gelten sollen. Geregelt werden sollte auch, wie mit den Signaturkarten umzugehen ist, zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung.

Wenn sich der Mitarbeiter nicht an die Begrenzung seiner Befugnisse hält, handelt er als Vertreter ohne Vertretungsmacht und ist dem Arbeitgeber gegenüber gegebenenfalls schadensersatzpflichtig.

Signaturkarten sind sicher aufzubewahren, da alle damit erzeugten qualifizierten elektronischen Signaturen dem Karteninhaber zugerechnet werden. Dementsprechend besteht eine gesetzliche Unterrichtungspflicht des Vertrauensdiensteanbieters (§ 13 Absatz 1 Vertrauensdienstegesetz). Da die Signaturkarte vom Arbeitgeber finanziert wird, hat er darüber hinaus auch das Weisungsrecht hinsichtlich der Aufbewahrung der Signaturkarte.

Die Signaturkarte wird zwar auf den Mitarbeiter ausgestellt, aber vom Arbeitgeber finanziert. Der Arbeitgeber kann deshalb bestimmen, ob die Signaturkarte mitgenommen werden darf. Falls das qualifizierte Zertifikat Angaben über die Vertretungsmacht für den Arbeitgeber enthält, wäre das Zertifikat allerdings zu sperren, da die Unterschriftsberechtigung mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen erloschen ist. In diesem Fall kommt die Mitnahme daher nicht in Betracht.

Qualifizierte Zertifikate für qualifizierte elektronische Signaturen werden vom Vertrauensdiensteanbieter stets für eine bestimmte Person ausgestellt. Auch wenn der Unternehmer die Signaturkarte finanziert hat, wird er als Dritte Person angesehen, die den Widerruf des Zertifikats nur unter bestimmten Umständen verlangen kann. Widerrufsberechtigt ist eine Dritte Person dann, wenn ein qualifiziertes Zertifikat Angaben über eine Vertretungsmacht für diese enthält. In diesem Fall kann der Widerruf des qualifizierten Zertifikats durch den Vertrauensdiensteanbieter verlangt werden, falls die Vertretungsmacht entfallen ist (siehe § 14 Abs. 2 Vertrauensdienstegesetz). Da die Signaturkarte vom Unternehmer finanziert wird kann er im Rahmen seines Weisungsrechts allerdings verlangen, dass der Mitarbeiter selbst den Widerruf verlangt.

Beim Umgang mit Signaturkarten müssen Arbeitnehmer zahlreiche Verhaltensregeln beachten. Von ihnen wird zum Beispiel verlangt, ihre Signaturkarten sicher zu verwahren, die PIN nicht zu notieren und die Karte im Verlustfall sofort zu sperren. Die Einführung von Signaturkarten hat somit insbesondere auch Auswirkungen auf die Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Arbeitnehmer und unterliegt damit der Mitbestimmung durch den Betriebsrat. Der Betriebsrat ist vom Arbeitgeber daher rechtzeitig und umfassend zu informieren. 

Mit der Einführung von Signaturverfahren geht die Verarbeitung personenbezogener Daten einher, die in Zertifikaten und gegebenenfalls Zertifikats-Verzeichnissen enthalten sind. Die oder der Datenschutzbeauftragte ist rechtzeitig über Vorhaben der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu unterrichten.

Je nach gewählter Software- oder Providerlösung wird das elektronische Register im eigenen EDV-System oder bei einem oder – sofern die Voraussetzungen für einen gemeinsamen Registerauszug gegeben sind - auch bei mehreren Providern geführt. Es gibt auch Providerlösungen zur dezentralen Erstellung und Führung der Register. Grundsätzlich sollte man sich bei der Registerführung durch Provider die Möglichkeit eröffnen, das Register auch (als Duplikat) zusätzlich im eigenen System zu speichern, was insbesondere dann zusätzliche Sicherheit bringt, wenn zu einem späteren Zeitpunkt der Provider gewechselt werden soll.

Im Länder-eANV werden keine Daten gespeichert. Folglich kann dort auch kein Register geführt werden. Bei Nutzung des Länder-eANV muss das Register vielmehr lokal geführt werden. Dazu sind die einzelnen Nachweisdateien unmittelbar nach ihrer Erstellung bzw. ihrem Erhalt aus dem Länder-eANV herunterzuladen und nach einer bestimmten Systematik verlustsicher zu speichern. Als Voraussetzung dafür, später einen Registerauszug auf Anforderung der Behörde übermitteln zu können, sind die Anweisungen im Länder-eANV zur Speicher-Systematik zu befolgen. Jedes Nachweisdokument soll danach mit den dazugehörenden Begleitscheinen in separaten Verzeichnissen ablegt werden.

Der Erzeuger (wie jeder andere Verpflichtete auch) muss sein elektronisches Register auf Anforderung der Behörde vollständig vorlegen oder Angaben aus dem Register mitteilen können. Dies gilt auch dann, wenn sich der Erzeuger mehrerer Provider bedient, die für ihn Teilregister führen (gesplittetes Register). Im Falle einer gesplitteten Registerführung muss der Erzeuger in der Lage sein, der Behörde ein vollständiges Register (also mit allen bei Providern registrierten Nachweisen) in der behördlich vorgegebenen Zeit zu übermitteln (siehe hierzu auch die vorläufigen Empfehlungen zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren, LAGA-Mitteilung 27: elektronische Führung von Registern für nachweispflichtige Abfälle bei verschiedenen Dritten. Unter Beachtung dieser Vorgaben kann der Erzeuger das Register somit bei sich oder bei einem oder mehreren Dritten führen. Um eine gesplittete Registerführung zu vermeiden, kann der Erzeuger zum Beispiel einen Provider mit der Führung eines vollständigen elektronischen Registers betrauen.

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Es steht zweifelsohne eine Investition in der IT-Landschaft eines jeden Unternehmens an. Der Umfang dieser Investition ist unter anderem auch davon abhängig, welche IT-Lösung das Unternehmen einsetzt. Letztlich können Kosten für neue Hard- und Softwareprodukte, für mögliche Systemanpassungen, für die Anpassung der betrieblichen Organisationsabläufe, Mitarbeiterschulungen, Systemanbieterdienstleistungen, die Anschaffung von Signaturkarten und Kartenlesegeräten und gegebenenfalls für öffentlich-rechtliche Gebühren anfallen.

Soweit Signaturkarten vom Arbeitnehmer beschafft werden, stellen die Kosten des Erwerbs für ihn Aufwendungen dar, die mit dem Arbeitslohn in der Regel nicht abgegolten sind. Der Arbeitnehmer hat deshalb einen Anspruch auf Ersatz seiner Aufwendungen durch den Arbeitgeber (in entsprechender Anwendung des § 670 BGB).