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eANV - qualifizierte elektronische Signatur und deren Einsatz

Was genau ist eine "qualifizierte elektronische Signatur"?

Der Begriff "qualifizierte elektronische Signatur" ist in Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-VO) definiert. Es handelt sich um eine Signatur auf einem hohen Sicherheitsniveau. Qualifizierte elektronische Signaturen müssen insbesondere auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde, der die Anforderungen der eIDAS-VO erfüllt (unter anderem an die Infrastruktur und die Prozessabläufe) und mit einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (zum Beispiel einer Signaturkarte) erzeugt sein.

Welche Signaturen dürfen für das elektronische Nachweisverfahren eingesetzt werden?

Die eIDAS-VO unterscheidet elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen. Für die Verwendung im abfallrechtlichen Nachweisverfahren ist gemäß Paragraf 17 Absatz 1 Nachweisverordnung (NachwV) mit wenigen Ausnahmen stets die qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden, die die eindeutige Zurechenbarkeit signierter Dokumente gewährleistet. Daher entspricht das im Paketdienst gebräuchliche Verfahren mit der Unterschrift auf dem Display eines mobilen Gerätes zum Beispiel nicht den Anforderungen des Nachweisverfahrens.

In welcher Reihenfolge sind die qualifizierten elektronischen Signaturen am elektronischen Begleitschein vorzunehmen?

Im Begleitscheinverfahren sind mindestens drei qualifizierte elektronische Signaturen erforderlich. Erzeuger, Beförderer und Entsorger haben jeweils den für sie spezifischen Anteil des elektronischen Begleitscheins auszufüllen und mindestens einmal zu signieren. Es können jeweils bis zu zwei Signaturen angebracht werden, um das Vier-Augen-Prinzip umzusetzen, das in vielen Unternehmen per Unterschriftenregelung verordnet ist. Des Weiteren können in den elektronischen Begleitschein bis zu drei Beförderer aufgenommen werden. Wichtig ist, dass die Reihenfolge Erzeuger, Beförderer und Entsorger eingehalten wird, das heißt die durch den Entsorgungsablauf vorgegebene Reihenfolge.

Wie erfolgt die elektronische Unterzeichnung der Nachweisdokumente?

Zur Unterzeichnung der Nachweisdokumente können zum Beispiel Signaturkarten und Chipkartenleser verwendet werden. Die Signaturkarte wird in den Chipkartenleser gesteckt und die Signaturfunktion der verwendeten Software aufgerufen. Danach erfolgt die Aufforderung zur Eingabe der PIN. Sobald die PIN korrekt eingegeben wurde erzeugt die Signaturkarte eine qualifizierte elektronische Signatur, die dem Nachweisdokument durch die verwendete Software beigefügt wird.

Muss jeder Begleitschein einzeln signiert werden?

Dies ist vom verwendeten System abhängig. Es gibt Systeme, die über die Möglichkeit verfügen, mehrere Begleitscheine auf einmal zu signieren.

Wie ist die "Übersignatur" bei abgelaufener Signatur, aber fortbestehender Aufbewahrungspflicht von Daten geregelt?

Aufgrund des rasanten technologischen Fortschritts können qualifizierte elektronische Signaturen ihre Sicherheitseignung verlieren, weil heute noch als sicher angesehene Signaturalgorithmen in Zukunft gegebenenfalls nicht mehr geeignet sind, zuverlässig vor Fälschungen zu schützen. Entsprechend Paragraf 15 Vertrauensdienstegesetz (VDG) muss ein neuer Schutz durch geeignete Maßnahmen erfolgen, bevor der Sicherheitswert der vorhandenen Signaturen, geringer wird, zum Beispiel eine zusätzliche Signatur ("Übersignatur"). Durch qualifizierter Bewahrungsdienste für qualifizierte elektronische Signaturen gemäß Artikel 35 eIDAS-VO kann die Vertrauenswürdigkeit der Signaturen durch Übersignaturen verlängert werden. Die Datenschnittstelle des BMU sieht die Möglichkeit vor, diese zusätzlichen Signaturen an den Nachweisdokumenten anzubringen.

Ersatzregelung ist ein Quittungsbeleg?

Der Quittungsbeleg stellt ein Begleitscheinformular in nur einfacher Ausfertigung dar (also keinen Durchschreibsatz). Das Formular ist durch den Erzeuger, den Beförderer und den Entsorger auszufüllen und handschriftlich zu unterzeichnen. Der Quittungsbeleg sieht nach Form und Inhalt die für die Führung des Begleitscheins erforderlichen Angaben vor und kann in der Regel mit der verwendeten Software oder Providerlösung ausgedruckt werden. Er wird beim Transport bis zum Entsorger mitgeführt, verbleibt dort und ist im Original in ein entsprechendes Formularregister des Entsorgers einzustellen. Optional kann ein eingescanntes elektronisches Abbild des Quittungsbelegs im elektronischen System "als Anhang" eingefügt werden. (vergleiche hierzu die Randnummer 345 der LAGA – Vollzugshilfe M 27 zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren).

Wann ist ein Quittungsbeleg zu verwenden?

Ein Quittungsbeleg ist zu verwenden, wenn Erzeuger, Einsammler oder Beförderer im Übergangzeitraum bis zum 31. Januar 2011 auf die qualifizierte elektronische Signatur verzichten. Auch danach ist ein Quittungsbeleg zu verwenden, wenn die elektronische Nachweisführung durch Störungen beeinträchtigt ist.

Ersetzt der Quittungsbeleg den elektronischen Begleitschein?

Nein, neben dem Quittungsbeleg ist stets auch ein elektronischer Begleitschein zu führen. Im Übergangzeitraum bis zum 31. Januar 2011 muss neben dem Quittungsbeleg parallel ein elektronischer Begleitschein (ohne elektronische Signatur) geführt werden. Der Quittungsbeleg ersetzt lediglich die qualifizierte elektronische Signatur. Wird der Quittungsbeleg verwendet, weil die elektronische Nachweisführung durch Störungen beeinträchtigt ist, muss der elektronische Begleitschein spätestens zehn Kalendertage nach Behebung der Störung übermittelt werden. Der Quittungsbeleg dient hier lediglich temporär als Nachweis, solange die Störung andauert.

Kann eine als Papier dem Entsorger vorgelegte Verantwortliche Erklärung durch den Entsorger "digitalisiert" und dann als elektronischer Nachweis fortgeführt werden?

Nein, papiergebundene Entsorgungsnachweise gelten bis zum ihrem Ablauf fort. Im Übergangzeitraum bis zum 31. Januar 2011 kann der Abfallerzeuger die Verantwortliche Erklärung über die Entsorgung gefährlicher Abfälle auch ohne Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur erbringen. In diesem Fall hat er dem Abfallentsorger zusätzlich eine aus dem Kommunikationssystem heraus erzeugte, die vorgesehenen Angaben enthaltende und handschriftlich unterschriebene Verantwortliche Erklärung zu übersenden. Im Übrigen bleiben die Pflichten zur elektronischen Führung der Nachweise unberührt, das heißt der Entsorger muss den Entsorgungsnachweis elektronisch fortführen und der Abfallerzeuger ein elektronisches Register führen.